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Der Dienstwagen: Gehaltsbestandteil, geliebtes Statussymbol, Neidfaktor, Klimakiller und nicht mehr zeitgemäß? Seit einiger Zeit schon steht der klassische Dienstwagen – nicht zuletzt wegen seiner schlechten CO2-Bilanz – in der Kritik. Eine echte Alternative zum Dienstwagen ist das digitale Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen. Was ein digitales Mobilitätsbudget ist, was seine Vor- und Nachteile sind, was es kostet, wie es versteuert wird und warum es nachhaltiger ist als der Dienstwagen, erklären wir in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist ein digitales Mobilitätsbudget?
Um diese Frage zu beantworten, müssen wir zunächst einmal den Begriff Mobilitätsbudget erklären.
Ein Mobilitätsbudget ist ein Benefit für Mitarbeiter*innen in Form eines individuellen monatlichen Budgets für die flexible private und dienstliche Nutzung verschiedener Mobilitätsangebote.
Wie hoch ein monatliches Budget ist und welche Mobilitätsangebote von Mitarbeiter*innen damit genutzt werden können, legt ein Unternehmen individuell fest. Und hier wird es komplex: Je mehr Mitarbeiter*innen ein individuelles Budget erhalten und je größer das nutzbare Mobilitätsangebot ist, desto aufwendiger werden Verwaltung, Abrechnung und Versteuerung von Mobilitätsbudgets. Dieses Problem lösen digitale Mobilitätsbudgets.
Ein digitales Mobilitätsbudget ist eine Software as a Service-Lösung, welche die Nutzung, Verwaltung, Abrechnung und Versteuerung von Mobilitätsbudgets deutlich vereinfacht.
Digitale Mobilitätsbudgets werden in Deutschland seit etwa 2018 angeboten. Ganz neu sind Mobilitätsbudgets übrigens nicht. So bietet zum Beispiel die Deutsche Bahn seinen Mitarbeiter*innen bereits seit 2013 ein Mobilitätsbudget als Alternative zum Dienstwagen mit Privatnutzung an. Und damit ist das Unternehmen nicht alleine: Laut dem Mobilitäts- und Fuhrparkbarometer 2021 des Arval Mobility Observatory gaben knapp ein Drittel der 300 befragten Unternehmen in Deutschland an, dass sie bereits ein Mobilitätsbudget nutzen.
Drei Varianten von digitalen Mobilitätsbudgets
Zurzeit beobachten wir grundsätzlich drei verschiedene Varianten von digitalen Mobilitätsbudgets. Alle drei Varianten haben eins gemeinsam: Sie bieten Unternehmen ein Tool für die vereinfachte Verwaltung, Abrechnung und Versteuerung von Mobilitätsbudgets sowie eine App für Mitarbeiter*innen. In der Anwendung für Mitarbeiter*innen unterscheiden sich diese digitalen Mobilitätsbudget-Varianten jedoch. Wir erklären Ihnen nachfolgend die Hauptunterschiede der Varianten.
Mobilitätsbudget-App mit Belegerfassung
Bei dieser Variante des digitalen Mobilitätsbudgets können Mitarbeiter*innen alle vom Unternehmen freigegebenen Mobilitätsformen wie gewohnt nutzen. Bezahlt werden die Mobilitätsausgaben direkt von den Mitarbeiter*innen selbst. Im Anschluss müssen lediglich die Belege mithilfe der zur Verfügung gestellten Mobilitätsbudget-App von jeder Mitarbeiter*in digital erfasst werden – entweder per Beleg-Scan über die Smartphone-Kamera oder als Upload einer Rechnungsdatei. Alle Mobilitätsausgaben sowie das noch verbleibende monatliche Mobilitätsbudget können jederzeit über die App eingesehen werden.
Im Hintergrund erfolgt eine steuerkonforme Abwicklung aller Ausgaben pro Mitarbeiter*in. Am Ende des Monats erhalten Sie als Unternehmen dann einen gesammelten, steueroptimierten Datenexport für das Lohnbuchhaltungssystem. Mitarbeitende erhalten üblicherweise mit der nächsten Lohnabrechnung eine Erstattung ihrer Ausgaben in Höhe des vereinbarten Mobilitätsbudgets.
Mobilitätsbudget-App mit Buchung
Im Grunde genommen handelt es sich bei dieser Mobilitätsbudget-Variante um die Kombination eines digitalen Mobilitätsbudget mit einer Mobility as a Service-Anwendung. Der große Vorteil ist, dass Mitarbeiter*innen direkt über die Mobilitätsbudget-App verschiedene Mobilitätsangebote ganz einfach buchen und nutzen können. Eine Abrechnung erfolgt in diesem Fall automatisch im Hintergrund. Alle Mobilitätsausgaben der Mitarbeiter*innen werden unmittelbar steuerkonform erfasst und steuerlich optimiert an das Buchhaltungssystem des Unternehmens weitergeleitet. Im Gegensatz zur Mobilitätsbudget-App mit Belegerfassung ist eine Erstattung von Mobilitätsausgaben somit nicht erforderlich. Eine Einschränkung dieser Variante ist, dass meistens nur ausgewählte Mobilitätsangebote von bestimmten Mobilitätsanbietern über die App zur Auswahl stehen. Mitarbeiter*innen haben daher weniger Flexibilität bei der Auswahl von Anbietern und Mobilitätsangeboten.
Mobilitätsbudget-App mit Gutschein-Codes
Die dritte Mobilitätsbudget-Variante kommt ganz ohne Belegerfassung und Buchungs-Option aus. Über die Mobilitätsbudget-App wählen Mitarbeiter*innen zunächst ein gewünschtes Mobilitätsangebot aus einer Auswahl von Mobilitätsanbietern aus. Im Anschluss wählen sie dann einen beliebigen Betrag von ihrem Mobilitätsbudget und erhalten einen Gutschein-Code in entsprechender Höhe für den zuvor ausgewählten Anbieter. Dieser Code lässt sich anschließend beim jeweiligen Anbieter einlösen. Um die steueroptimierte Lohnabrechnung kümmert sich – wie bei den anderen Varianten auch – der Anbieter des digitalen Mobilitätsbudgets.
Um herauszufinden welche digitale Mobilitätsbudget-Variante für Ihr Unternehmen die beste Wahl ist, empfehlen wir die Apps und Anwendungen der Anbieter ausführlich zu testen. Fast alle Mobilitätsbudget-Anbieter bietet Ihnen zu diesem Zweck die Möglichkeit einer Demoversion an. Neben der Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen sollten Sie insbesondere die Kompatibilität mit Ihrem (Lohn-)Buchhaltungssystem betrachten – das nicht zu tun, könnte sich im Nachhinein als teurer Fehler herausstellen.
Welche Vorteile bieten digitale Mobilitätsbudgets für Unternehmen?
Das digitale Mobilitätsbudget bietet sowohl für Unternehmen als auch deren Mitarbeiter*innen Vorteile. Welche Vorteile das sind, beleuchten wir im Folgenden.
Flexibilität gewinnt
Zum täglichen Pendeln das Jobticket und einen E-Scooter, für Dienstfahrten und den Ausflug am Wochenende ein Carsharing-Auto oder das Auto-Abo und für den wöchentlichen Einkauf ein Lastenfahrrad – beim Mobilitätsbudget haben Mitarbeiter*innen die freie Auswahl. Für immer mehr Arbeitnehmer*innen ist diese Flexibilität ein wichtiger Faktor. Wer in einer größeren Stadt oder dessen Umkreis wohnt, der braucht und möchte oftmals kein eigenes Auto mehr haben – zu Nerven- und Zeitaufreibend sind Staus und Parkplatzsuche. Gerade für die jüngere Generation ist Flexibilität und Ungebundenheit das neue Statussymbol. Ein fester Dienstwagen mit Privatnutzung hat hier kaum noch eine Chance als Benefit für Mitarbeiter*innen. Im Übrigen schließt ein Mobilitätsbudget einen Dienstwagen nicht aus – vielmehr macht er ihn zum flexiblen Bestandteil des Budgets.
Zeitgemäßes Benefit für alle Mitarbeiter*innen
Losgelöst von der Flexibilität ist der Dienstwagen für viele Mitarbeiter*innen als Benefit nicht mehr zeitgemäß. Nur die wenigsten Angestellten kommen überhaupt in dessen Genuss. Hinzu kommt, dass sich Führungskräfte oftmals mit Sonderausstattung übertrumpfen und dies zur Schau stellen – das führt vor allem zu Missgunst unter Angestellten. Anders sieht es mit dem digitalen Mobilitätsbudget aus: Von diesem können grundsätzlich alle Mitarbeitenden profitieren! Dank digitalen Budget erhalten beispielsweise alle Mitarbeiter*innen ganz einfach steuerfreie Sachbezüge von derzeit bis zu 44 Euro im Monat, welche sie privat nutzen können. Erhalten nun alle Mitarbeiter*innen unabhängig von ihrer Gehaltsklasse ein Basis-Mobilitätsbudget, so kann dies die Zufriedenheit und das Gefühl von Gleichbehandlung erhöhen.
Steuerlich attraktiv
Ein digitales Mobilitätsbudget ist für Mitarbeiter*innen auch steuerlich attraktiv. Es bündelt verschiedene – üblicherweise einzelne – Mobilitäts-Benefits unter einem Dach. Durch diese Bündelung und intelligente Steueralgorithmen wird das Maximum an steuerlichen Vorteilen bei der Nutzung von nachhaltiger Mobilität auf dem Arbeitsweg heraus geholt. Das lohnt sich besonders, wenn das Mobilitätsbudget zusätzlich zum Gehalt als Benefit gewährt wird. Dann nämlich sind Jobtickets und Zuschüsse für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstrecke steuer- und beitragsfrei.
Dasselbe gilt seit 2019 ebenfalls für Dienstfahrräder, welche zusätzlich zum vereinbarten Gehalt auch für die private Nutzung überlassen werden. Dank dieser steuerfreien Zuschüsse für Mobilität kann im Endeffekt sogar mehr Netto-Gehalt übrig bleiben, als bei einem Dienstwagen oder einer Gehaltserhöhung. Für Unternehmen kann sich das gleichermaßen lohnen: Steuerfreibeträge reduzieren möglicherweise auch die Sozialabgaben als Arbeitgeber*in.
Entlastung der (Lohn-)Buchhaltung
Steuerfreie Sachbezüge, geldwerter Vorteil, 1-Prozent-Regelung, Fahrtenbuch, Dienstrad-Versteuerung oder Pauschalversteuerung: Das deutsche Steuerrecht ist komplex – gerade wenn es um das Thema Mobilität und Benefits von Mitarbeiter*innen geht. Hier einen Überblick zu behalten und immer auf dem aktuellsten Stand zu sein, ist nicht ganz einfach. Bekommen alle Mitarbeiter*innen nun ein individuelles Mobilitätsbudget, kann das ganz schnell sehr viel Aufwand verursachen. Jedoch nicht mit dem digitalen Mobilitätsbudget: Dieses nimmt Ihrer Buchhaltung einen Großteil der Arbeit ab. Mobilitätsausgaben werden automatisch und papierlos erfasst und dank intelligenter Steueroptimierung müssen Sie sich um die korrekte Versteuerung keine Gedanken mehr machen. Fast alle Mobilitätsbudget-Anbieter arbeiten mit spezialisierten Steuerberater*innen oder Kanzleien zusammen, um ihre Steueralgorithmen jederzeit aktuell zu halten – für Sie ist die Steuerberatung also quasi inklusive.
Reduziert Kosten
Durch die Entlastung der eigenen (Lohn-)Buchhaltung können Sie mit dem digitalen Mobilitätsbudget im Vergleich zu einem „analogen“ Budget oder einzelnen Benefits Zeit und Verwaltungskosten reduzieren. Außerdem werden die Kosten für das eigene Fuhrparkmanagement gesenkt, wenn Mitarbeiter*innen statt auf einen Dienstwagen auf den öffentlichen Verkehr oder Carsharing umsteigen. Darüber hinaus kann sich ein digitales Mobilitätsbudget möglicherweise auch kostenschonend auf das Halten und Gewinnen von Mitarbeiter*innen auswirken.
Anreiz für Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein
Mit einem digitalen Mobilitätsbudget geben Sie Mitarbeiter*innen automatisch einen Anreiz und gleichzeitig mehr Verantwortung für ein nachhaltigeres Mobilitätsverhalten an die Hand. Denn wer konsequent nachhaltige Mobilitätslösungen wie den öffentlichen Verkehr oder ein Fahrrad für den täglichen Arbeitsweg nutzt, dem bleibt im Ergebnis durch Steuerfreibeträge mehr von seinem Gehalt übrig als bei einem klassischen Dienstwagen. Zusätzlich wird besonders nachhaltiges Mobilitätsverhalten von einigen Anbietern zum Beispiel auch durch Extra-Freifahrten oder Bonuspunkte für eintauschbare Prämien und Gutscheine belohnt.
Für Sie als Unternehmen lohnt sich das gleich doppelt: Umweltbewusste Mitarbeiter*innen stärken Ihre Nachhaltigkeitsstrategie und tragen effektiv zum Klimaschutz bei.
Nachhaltiges Benefit
Das digitale Mobilitätsbudget ist in mehrfacher Hinsicht nachhaltig: Es fördert die Nutzung nachhaltiger Mobilitätslösungen, reduziert somit den CO2-Fußabdruck des Unternehmens, spart Papier ein, erhöht das Umweltbewusstsein von Mitarbeiter*innen und schafft mehr Gleichbehandlung, wenn alle Mitarbeiter*innen ein Mobilitätsbudget erhalten. Es eignet sich daher auch hervorragend als Baustein einer Corporate Social Responsibility(CSR)-Strategie.
Was sind die Nachteile eines digitalen Mobilitätsbudgets?
Ein digitales Mobilitätsbudget hat per se erstmal keine Nachteile. Natürlich ist es nicht immer für jedes Unternehmen geeignet, das ist aber kein Nachteil, sondern eine Einschränkung. Mögliche Einschränkungen sind beispielsweise, dass das öffentliche Mobilitätsangebot in ländlichen Regionen teilweise weniger gut ausgebaut ist. Das hindert Sie als Unternehmen aber nicht daran, alternative Mobilitätslösungen wie E-Bikes, E-Scooter, Poolcar-Sharing für das Wochenende oder flexible Auto-Abos als Benefits über ein Mobilitätsbudget anzubieten.
Selbstverständlich verursacht die Einführung zunächst zusätzliche Kosten und Aufwand. Auch etwaige Anpassungen von Betriebsvereinbarungen oder Mobilitätsrichtlinien können erforderlich sein. Lassen Sie sich davon aber nicht abschrecken! Vielmehr sollten Sie ein digitales Mobilitätsbudget als Investition in die Arbeitgeberattraktivität, Effizienz und Nachhaltigkeit des Unternehmens betrachten. Unterm Strich können Sie mit einem digitalen Mobilitätsbudget sogar Kosten reduzieren, wie unsere Vorteile zeigen.
Übrigens ist die Angst von Mitarbeiter*innen ihren Dienstwagen abgenommen zu bekommen, völlig unbegründet. Ein Dienstwagen kann durchaus Bestandteil eines digitalen Mobilitätsbudgets sein und obendrein profitiert man von mehr Flexibilität.
Was kostet ein digitales Mobilitätsbudget?
Die Kosten für ein digitales Mobilitätsbudget unterscheiden sich je nach Anbieter zum Teil deutlich. Das hängt zum einen von der jeweiligen Mobilitätsbudget-Variante und zum anderen auch von dem gewünschten Leistungsumfang ab. Die meisten Anbieter haben daher auch unterschiedliche Preismodelle und -pakete. Mittlerweile kommunizieren fünf Mobilitätsbudget-Anbieter öffentlich ihre Preise. Ansonsten herrscht eine preisliche Intransparenz am Markt – was einen direkten Kostenvergleich für digitale Mobilitätsbudgets erschwert.
Bei dem Anbieter MOBIKO starten die Preise für das digitale Mobilitätsbudget bei 1,80 € monatlich pro Mitarbeiter*in zuzüglich einmaliger Setup-Gebühr. Bei RYDES geht es schon für 0 € im Free-Paket los – mit mehr Umfang ist man mit mindestens 3,90 € pro Nutzer*in dabei. Unbegrenzte Nutzer*innen gibt es bei movever ab 130 € pro Monat und 36 Monaten Vertragslaufzeit – zuzüglich einer Initial Gebühr von 12.000 €. Der Anbieter LOFINO setzt auf ein anderes Preismodell: Statt einer monatlichen Grundgebühr wird ein Honorar in Höhe von 16 Prozent der ausgezahlten Budgets erhoben. Wie Sie sehen, lassen sich die Kosten eines digitalen Mobilitätsbudgets nicht immer pauschal benennen und folglich auch nicht ohne weiteres vergleichen.
Unser Tipp: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für einen eingehenden Leistungs- und Kostenvergleich aller Mobilitätsbudget-Varianten und -Anbieter – schließlich wollen Sie nicht jedes Jahr den Anbieter wechseln. Überdenken Sie auch, welche Leistungen Sie wirklich benötigen und welche Sie gegebenenfalls selbst erbringen können. Extra Tipp: Fragen Sie die Anbieter nach Referenzkunden, mit denen Sie sich über Erfahrungen austauschen können.
Wie wird das digitale Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen steuerlich behandelt?
Wie das Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen versteuert wird, hängt von mehreren Faktoren ab. Diese Faktoren sind:
- Die Höhe des individuellen Mobilitätsbudgets
- Ob der Benefit zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder als fester Gehaltsbestandteil (Gehaltsumwandlung) gewährt wird
- Ob es sich um einen Sachbezug oder eine Geldleistung handelt
- Welche Mobilitätsangebote genutzt werden
- Die Höhe der jeweiligen Mobilitätsausgaben
- Die individuellen steuerlichen Merkmale der Mitarbeiter*innen
Zum Glück müssen Sie sich darüber beim digitalen Mobilitätsbudget in der Regel keine Gedanken machen – denn um die optimale Versteuerung kümmern sich die Software und der Anbieter im Hintergrund automatisch. Bei der Versteuerung spielt es übrigens keine Rolle, ob es sich um ein digitales Mobilitätsbudget handelt oder nicht – das Finanzamt macht hier keinen Unterschied.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen drei typische Mobilitätsangebote, welche mit einem Mobilitätsbudget genutzt werden können und wie sie in der Regel versteuert werden.
Wir weisen vorab daraufhin, dass wir für die Richtigkeit der nachfolgenden steuerlichen Informationen keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich bei expliziten steuerlichen Fragestellungen an eine qualifizierte Person der steuerberatenden Berufe.
Jobtickets
Das Jobticket für öffentliche Verkehrsmittel ist ein beliebtes und attraktives Mobilitäts-Benefit – auch mit dem Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen. Seit 2019 sind Jobtickets für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sogar steuerfrei – vorausgesetzt sie werden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt gewährt (§ 3 Nr. 15 Einkommenssteuergesetz (EStG)). Trifft diese Voraussetzung mit dem Mobilitätsbudget nicht zu, dann ist das Jobticket als Gehaltsbestandteil eine steuerpflichtige Sachzuwendung und somit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig – es sei denn, das gesamte Mobilitätsbudget überschreitet die monatliche 50 Euro-Grenze für Sachbezüge nicht.
Dienstfahrräder
Auch (Dienst-)Fahrräder sind ein gefragter Benefit, welcher sich perfekt in das Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen einfügt. Ein Dienstfahrrad ist nicht nur umweltfreundlich und gesundheitsfördernd – es lohnt sich auch steuerlich für Arbeiternehmer*innen. Wird den Mitarbeitenden ein betriebliches Fahrrad oder Pedelec (maximal 25 km/h) über das Mobilitätsbudget zusätzlich zum Gehalt überlassen, dann ist es bis zum 31.12.2030 steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG). Dabei spielt es keine Rolle, ob das Dienstrad vom Unternehmen geleast wird oder über eine Fahrrad-Abo bereitgestellt wird.
Sind die Voraussetzungen für eine Steuerfreiheit nicht gegeben, sprich das Mobilitätsbudget ist ein fester Bestandteil des Gehalts, dann ist die Privatnutzung des Dienstfahrrads als geldwerter Vorteil zu versteuern. In diesem Fall müssen monatlich 0,25-Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers als Bemessungsgrundlage versteuert werden.
Carsharing
Carsharing als Alternative zum Dienstwagen ist eine nachhaltige Mobilitätslösung für fast jedes Unternehmen. Dürfen Mitarbeiter*innen Carsharing auch privat über ihr Mobilitätsbudget nutzen, dann handelt es sich grundsätzlich um einen geldwerten Vorteil – außer sie beteiligen sich an den Kosten. Die Versteuerung hängt in diesem Fall wieder von der Frage ab, ob das Mobilitätsbudget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn oder per Gehaltsumwandlung angeboten wird. Handelt es sich im ersten Fall um eine Sachzuwendung und keine Geldleistung (das schließt auch zweckgebundene Leistung und nachträgliche Kostenerstattung ein), dann können Mobilitätsbudgets bis zu einer Höhe von jährlich 10.000 Euro mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent – gemäß § 37 b EStG – versteuert werden.
In allen anderen Fällen sind die Ausgaben in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, es sei denn, die Sachbezugs-Grenze von 44 Euro wird nicht überschritten – dann sind sie steuerfrei. Das Gleiche wie für Carsharing gilt übrigens auch für andere Shared Mobility-Angebote wie E-Moped-Sharing, Bike-Sharing, E-Scooter-Sharing oder Ridesharing.
Ein Überblick: Digitale Mobilitätsbudget Anbieter in Deutschland
Die Anzahl der Anbieter von digitalen Mobilitätsbudgets auf dem deutschen Markt ist noch überschaubar. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Anbieter nach Mobilitätsbudget-Varianten unterteilt:
- Mobilitätsbudget-App mit Belegerfassung
- Mobilitätsbudget-App mit Buchung
- Moovster
REACH NOW (moovel Group)(zum 31.03.2022 eingestellt)- Mobility Broker (Better Mobility)
- Mobilitätsbudget-App mit Gutschein-Codes
* nur regional
Fazit: Das digitale Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen ist der nachhaltigere Dienstwagen.
Das digitale Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen ist ein Win-Win für beide Seiten: es ist flexibel, nachhaltig und steuerlich vorteilhaft. Unternehmen können von einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität profitieren – besonders dann, wenn Sie allen Mitarbeiter*innen zusätzlich zum Gehalt ein Mobilitätsbudget als Sachzuwendung gewähren. Gleichzeitig werden Mitarbeiter*innen durch steuerliche und weitere Vorteile dazu motiviert, umweltfreundlichere Verkehrsmittel wie Fahrräder und öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Das macht sich nicht nur positiv bei dem Gehalt von Mitarbeiter*innen bemerkbar, sondern auch in der CO2-Bilanz des Unternehmens.
In Summe gewinnen nicht nur Mitarbeiter*innen mit dem Mobilitätsbudget an Flexibilität: Der Dienstwagen selbst wird als Bestandteil von diesem sogar flexibler. Daher ist das digitale Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen nicht nur eine echte Alternative zum Dienstwagen, sondern auch der nachhaltigere Dienstwagen.
Haben Sie Fragen, Feedback oder Anregungen zum digitalen Mobilitätsbudget für Mitarbeiter*innen? Dann freuen wir uns über eine Nachricht als Kommentar oder über unser Kontaktformular.